Documentos que devem ser entregues mensalmente ao seu contador

A manutenção e organização de documentos contábeis são fundamentais para a saúde financeira e a conformidade legal de qualquer negócio. Tais documentos são cruciais não apenas para a escrituração contábil, mas também para o planejamento estratégico e a tomada de decisões empresariais.

Entre os principais documentos que merecem atenção estão as notas fiscais, extratos de meios de pagamento e documentos trabalhistas, além de documentos de recolhimento de tributos.

Uma prática comum e recomendada é a entrega mensal desses documentos ao contador. Dessa forma, o profissional de contabilidade tem condições de realizar tarefas essenciais, como a elaboração da folha de pagamento, o cálculo preciso dos impostos a serem pagos e a garantia de que todas as obrigações acessórias sejam cumpridas adequadamente.

A seguir, serão apresentados detalhes sobre cada um desses documentos essenciais, destacando a importância de cada um deles para a gestão eficiente e o sucesso do seu empreendimento.

Entenda os motivos para enviar os documentos ao contador

A gestão contábil eficiente de uma empresa depende do envio pontual de documentos relevantes para o contador. Cada negócio tem suas particularidades e, consequentemente, necessidades específicas de documentação para as obrigações contábeis, fiscais e tributárias.

Para manter a regularidade e a conformidade com as normas vigentes, as empresas devem estabelecer uma rotina mensal de coleta e envio de documentação ao contador. Este processo deve ser realizado dentro de um cronograma bem definido, acordado entre as partes, para garantir que todos os prazos legais sejam cumpridos.

Os prazos para a entrega de documentos são ditados por legislações específicas e podem variar conforme o tipo de serviço contábil solicitado. A pontualidade na entrega desses documentos é crucial para evitar penalidades, multas ou complicações legais decorrentes de atrasos ou não conformidades.

Além disso, o envio constante de documentos ao contador é fundamental para manter uma boa comunicação entre o empreendedor e o profissional contábil. Essa relação permite que o empreendedor tire dúvidas e assegure a correta compreensão das diversas questões contábeis que impactam o negócio.

O papel do empreendedor nesse processo é crucial, pois é sua responsabilidade garantir que a contabilidade receba todos os documentos necessários, em tempo hábil, para o correto cumprimento das obrigações da empresa.

Confira abaixo alguns motivos pelos quais é importante enviar documentos mensalmente ao contador:

• Manter a regularidade e a conformidade com as normas vigentes;
• Evitar penalidades, multas ou complicações legais decorrentes de atrasos ou não conformidades;
• Assegurar a correta compreensão das diversas questões contábeis que impactam o negócio;
• Manter uma boa comunicação entre o empreendedor e o profissional contábil;
• Garantir o correto cumprimento das obrigações da empresa.

Para empresas MEI, por exemplo, é ainda mais importante enviar os documentos ao contador, pois, além de garantir a conformidade com as normas vigentes, o empreendedor pode se beneficiar de uma assessoria contábil para ajudar a tomar decisões importantes para o negócio.

10 Documentos para Enviar ao Contador Todo Mês

Enviar documentos contábeis mensalmente ao contador é fundamental para manter a conformidade legal e a saúde financeira da empresa. A seguir, listamos os 10 principais documentos que devem ser enviados ao contador:

1. Guias de Recolhimento: Comprovantes de pagamento de impostos e contribuições, como INSS, FGTS e Contribuição Sindical, são essenciais para comprovar o cumprimento das obrigações tributárias da empresa.
2. Comprovantes de Pagamento de Impostos: Documentos como DAS, DARF e GARE são importantes para a contabilidade da empresa, pois comprovam o pagamento de impostos e contribuições.
3. Notas Fiscais Emitidas e Recebidas: Tanto as notas fiscais de entrada (compras) quanto as de saída (vendas) devem ser enviadas ao contador, juntamente com comprovantes de todas as despesas e receitas.
4. Extratos Bancários e Financeiros: Incluem extratos de contas bancárias, aplicações financeiras, cartões de crédito, empréstimos e descontos de duplicatas, entre outros.
5. Recibos de Pagamento a Funcionários: Abrangem salários, pró-labore, férias, vale transporte e atestados médicos, essenciais para a folha de pagamento.
6. Notas Fiscais de Serviços Contratados: Documentação de serviços adquiridos pela empresa, comprovando custos e despesas operacionais.
7. Arquivos Eletrônicos Relacionados a Impostos e Vendas: Como os arquivos da Nota Fiscal Paulista, Redução Z, SPED Fiscal e XMLs de notas fiscais eletrônicas.
8. Recibos e Contratos Diversos: Incluem aluguéis, honorários profissionais, contratos de serviços e outras despesas fixas e variáveis.
9. Controle de Estoque: Documentação que detalha a movimentação de produtos, essencial para controle de custos e inventário.
10. Movimentação de Autônomos e Outros Colaboradores: Recibos e documentação de pagamento para freelancers, autônomos e outros profissionais não efetivos.

O envio desses documentos ao contador permite não apenas a conformidade com as obrigações fiscais e tributárias, mas também fornece uma visão clara e atualizada da saúde financeira da empresa. É importante manter essa comunicação clara e regular para assegurar uma gestão eficiente e evitar surpresas desagradáveis.

Importância da Contabilidade para as Empresas

A contabilidade é uma ferramenta fundamental para as empresas, uma vez que desempenha um papel vital na gestão eficiente e na sustentabilidade financeira das organizações. Ela não é apenas um registro de transações financeiras, mas também uma ferramenta estratégica para a tomada de decisões e para a manutenção da saúde financeira da empresa.

Uma das principais funções da contabilidade é fornecer informações precisas e atualizadas sobre a situação financeira da empresa. Isso inclui detalhes sobre ativos, passivos, receitas e despesas. Essas informações são cruciais para os gestores, pois permitem uma visão clara do desempenho financeiro da empresa, ajudando na elaboração de estratégias e na tomada de decisões informadas.

Além disso, a contabilidade é fundamental para garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis fiscais e tributárias. O cumprimento das obrigações fiscais e a apresentação correta de declarações e documentos fiscais são fundamentais para evitar penalidades e multas, que podem afetar significativamente a saúde financeira da empresa.

O escritório de contabilidade pode auxiliar a empresa na organização e escrituração contábil, bem como no cumprimento das obrigações acessórias, como o SPED Fiscal.

Outro papel importante da contabilidade é na gestão de custos. Através de uma análise contábil detalhada, é possível identificar áreas onde a empresa pode reduzir despesas, otimizar recursos e aumentar a eficiência operacional. Isso é essencial, especialmente em momentos de crise econômica, onde a gestão eficaz dos custos pode ser a chave para a sobrevivência da empresa.

A contabilidade também fornece insights valiosos para o planejamento financeiro a longo prazo. Através da análise de tendências e padrões financeiros, os gestores podem planejar investimentos, expansões, ou até mesmo ajustes na estrutura operacional da empresa, com base em dados concretos e confiáveis.

Por fim, a contabilidade é uma ferramenta essencial para a gestão tributária e para a assessoria contábil. Ela envolve o cumprimento das obrigações da empresa, como a gestão do departamento pessoal, fiscal e contábil. Além disso, a contabilidade utiliza ferramentas eletrônicas para a elaboração das obrigações acessórias, que são documentos fiscais que devem ser entregues ao Fisco.

Em resumo, a contabilidade é uma ferramenta estratégica de gestão que oferece uma base sólida para o crescimento sustentável e para o sucesso de uma empresa no mercado competitivo atual.